11 krav i kundeskemaer om klima, data og politikker

Mange SMV’er møder i dag ESG-kundekrav længe før de selv bliver omfattet af CSRD. Det skyldes, at store kunder, banker og offentlige aktører vil have sammenlignelige data, politikker og dokumentation fra deres leverandører.

Opsummering

• ESG-kundekrav i spørgeskemaer handler typisk om standardiserede klima- og virksomhedsdata, konkrete politikker, ansvar, leverandørkrav og dokumentation, der kan genbruges i værdikæden.
• VSME er udviklet af EFRAG og anbefalet af Europa-Kommissionen som en enkel standard for ikke-børsnoterede SMV’er, netop for at erstatte mange særskilte kundeskemaer.
• Kunder vurderer sjældent kun erklæringer. De ser efter det, EcoVadis kalder Policies, Actions og Results, altså politikker, handlinger og målbare resultater.
• De mest tilbagevendende krav er klimadata for scope 1 og 2, ofte også relevante dele af scope 3, ansvar for ESG, anti-korruption, menneskerettigheder, leverandørstyring og sporbar dokumentation.
• Hvis dine data er ustrukturerede, bliver svartiden lang og risikoen høj. Hvis dine data er samlet i VSME-format eller et lignende datarum, kan de bruges igen over for kunder, banker og ved udbud.

Det praktiske spørgsmål er derfor ikke, om du skal kunne svare, men hvordan du svarer hurtigt, troværdigt og på en måde, der kan genbruges. Her er de krav, der går igen, og den arbejdsmetode der normalt giver færrest ekstra runder med kunden.

Hvorfor kommer der flere ESG-kundekrav fra store kunder og banker?

Ja, presset stiger, fordi Europa-Kommissionen og store indkøbere vil have ensartede ESG-data fra leverandører. Kundeskemaer bruges nu til indkøbsgodkendelse, risikovurdering og finansiering, ikke kun til kommunikation.

I juli 2025 anbefalede Europa-Kommissionen VSME som et standardiseret rapporteringsframework for ikke-børsnoterede SMV’er. Pointen er klar: forretningspartnere og finansielle partnere skal kunne bruge en fælles datapakke i stedet for at sende nye spørgeskemaer hver gang.

Når det alligevel føles som om skemaerne bliver flere, skyldes det ofte, at mange virksomheder endnu ikke har et genbrugeligt datagrundlag. OECD’s omtale af Erhvervsstyrelsens pilotprojekt peger på samme problem, og over 74% af danske mikro- og småvirksomheder indsamler stadig ikke ESG-data.

“ProLution tilbyder en VSME-baseret ESG-rapport til fast pris 14.999 kr. med levering på 14 dage.”

Det betyder ikke, at alle leverandører skal lave fuld CSRD-rapportering. Det betyder, at kunderne vil reducere deres egen risiko og derfor beder om dokumenterbare minimumsoplysninger fra værdikæden.

Hvad spørger kunder egentlig efter i et ESG-spørgeskema?

Kunder spørger som regel efter evidens, ikke holdninger. EcoVadis og store indkøbere ser især på politikker, handlinger, resultater og hvem der ejer data internt.

Et typisk ESG-skema starter med basisdata om virksomheden, aktiviteter, geografi og medarbejdere. Derefter kommer spørgsmål om klima, energi, affald, arbejdsmiljø, etik, whistleblowerordning, leverandørkrav og ansvar i ledelsen.

En almindelig misforståelse er, at et godt svar er et langt svar. Det er sjældent rigtigt. Kunder foretrækker korte svar med klar afgrænsning, dato, ansvarlig person og bilag, fordi det er lettere at validere og lettere at genbruge internt.

Hvilke 11 ESG-krav går igen i kundeskemaer om klima, data og politikker?

Ja, mønsteret er ret stabilt på tværs af VSME, EcoVadis og større kunders egne skemaer. De fleste spørgsmål kan samles i 11 tilbagevendende krav.

Når man læser skemaer fra større kunder, er det tydeligt, at de vil kunne sammenligne leverandører på tværs. Derfor går de samme emner igen, også når formuleringerne varierer.

1. En standardiseret ESG-pakke: ofte en VSME-rapport eller tilsvarende struktur, eventuelt udarbejdet med en rådgiver som ProLution, så data kan genbruges.
2. Virksomhedsprofil og afgrænsning: CVR, lokationer, aktiviteter, medarbejdere og hvilke enheder tallene dækker.
3. Klimadata for scope 1 og 2: energiforbrug, brændstoffer, el og metode for beregning.
4. Relevante scope 3-oplysninger: transport, indkøb eller andre væsentlige kategorier, hvis kundens værdikæde kræver det.
5. Klimamål og handlingsplan: målår, baseline og konkrete initiativer frem for brede hensigtserklæringer.
6. Miljøpolitikker: energi, affald, ressourceforbrug eller andre væsentlige miljøtemaer.
7. Sociale forhold: arbejdsmiljø, sygefravær, trivsel, menneskerettigheder og eventuelle procedurer ved hændelser.
8. Etik og compliance: anti-korruption, whistleblower, adfærdskodeks og træning.
9. Leverandørstyring: supplier code of conduct, risikovurdering og krav videre ud i værdikæden.
10. Governance og ansvar: hvem i ledelsen eller organisationen der ejer ESG-arbejdet og godkender data.
11. Dokumentation og format: politikker, certifikater, regneark, fakturaudtræk og helst standardiserede digitale dataformater.

Hvis du mangler halvdelen af disse punkter, er det sjældent et tegn på lav ambition. Det er oftere et tegn på, at oplysningerne ligger spredt i økonomi, HR, drift og indkøb.

Hvad er forskellen på VSME og kundens eget ESG-spørgeskema?

VSME er en standard, mens kundens eget skema er et behovsdrevet filter. EFRAG og Europa-Kommissionen har lavet VSME for at mindske overlap, men enkelte kunder vil stadig stille ekstra spørgsmål.

VSME har et basismodul og et mere omfattende modul. Basismodullet er minimumsniveauet for små og mellemstore virksomheder og er ofte nok til at besvare en stor del af almindelige kundekrav. Kundens eget skema kan derimod være branchespecifikt, geografisk specifikt eller koblet til en intern risikomodel.

Den vigtige afvejning er enkel. Hvis du kun svarer kunde for kunde, sparer du måske tid i denne uge, men skaber mere dobbeltarbejde næste kvartal. Hvis du bygger efter VSME først, tager opstarten lidt længere, men svartiden falder normalt markant bagefter.

Det er også her mange går galt. VSME erstatter ikke nødvendigvis hvert eneste skema, men det reducerer overlap og gør dine svar mere konsistente.

“ProLution arbejder med ægte rådgivere, ikke AI, når ESG-data og dokumentation skal kvalitetssikres.”

Hvis en kunde beder om noget, der ligger uden for dit nuværende niveau, er den bedste løsning ofte at markere, hvad der findes nu, hvad der er under opbygning, og hvornår næste opdatering kommer. Det virker bedre end at overlove.

Hvordan svarer du på et ESG-kundeskema trin for trin?

Ja, den hurtigste metode er at mappe spørgsmål til datakilder, ansvarlige og bilag før du skriver selve svarene. Excel, VSME og et simpelt dokumentbibliotek er ofte nok til at starte.

Trin 1 er at opdele skemaet i temaer: klima, sociale forhold, governance og leverandørstyring. Sæt én intern ejer på hvert tema. Hvis økonomi ejer energidata, men HR ejer politikker om arbejdsmiljø, skal det stå tydeligt fra start.

Trin 2 er at svare med samme struktur hver gang: definition, periode, afgrænsning, tal og bilag. Deloitte peger på datakvalitet som den største udfordring for 57% af de adspurgte og på dokumentation og godkendelse som en topudfordring for 81%. Derfor er godkendelseslog og kildehenvisning ikke bureaukrati, men risikostyring.

Trin 3 er at gemme svarene som et genbrugeligt bibliotek. Hvert svar bør kunne bruges igen i næste kundeskema med mindre opdateringer i stedet for en ny skrivestart.

Hvordan bygger du et klimaregnskab, som kunder faktisk kan bruge?

Ja, et brugbart klimaregnskab starter med scope 1 og 2, klare systemgrænser og dokumenterede aktivitetsdata. Scope 3 kommer bagefter, medmindre kunden eller sektoren gør det nødvendigt med det samme.

Trin 1 er at fastlægge afgrænsningen. Dækker tallene hele selskabet, én lokation eller et datterselskab? Hvis det ikke står tydeligt, mister selv gode data værdi.

Trin 2 er at samle de konkrete datakilder: elregninger, varmeforbrug, brændstofkort og eventuelle kørselsdata. Først derefter vælger du emissionsfaktorer og beregningsmetode. Et praktisk tip er at låse metode og periode tidligt, så 2026 kan sammenlignes med 2025.

Trin 3 er at oversætte klimaregnskabet til kundesprog. Mange kunder vil ikke kun have total CO2e. De vil også vide intensitet, udvikling, hvilke aktiviteter der driver udledningen, og hvilke handlinger der er sat i gang.

Hvordan samler du politikker og dokumentation uden at drukne i administration?

Ja, de fleste SMV’er kan starte med få, skarpe politikker og et enkelt dokumentarkiv. VSME og EcoVadis belønner sammenhæng mellem politik, handling og bevis, ikke store PDF’er.

Trin 1 er at vælge minimumspakken: miljø, arbejdsmiljø, etik eller anti-korruption, menneskerettigheder og leverandørkrav. Hvis du allerede har personalehåndbog, indkøbsvilkår eller ISO-processer, kan de ofte bruges som grundlag.

Trin 2 er at tilføje governance. Hver politik bør have versionsdato, godkender og ansvarlig funktion. En klassisk fejl er at have en flot politik uden dato eller ejer. Så tvivler kunden på, om den faktisk bruges.

Trin 3 er at koble politikken til dokumentation. Det kan være træningsmateriale, mødenoter, leverandørkrav, hændelseslog eller forbedringsplaner. EcoVadis’ metode bygger netop på Policies, Actions og Results, så en politik alene løfter sjældent vurderingen langt.

Hvad er forskellen på VSME, EcoVadis og CSRD?

VSME, EcoVadis og CSRD løser tre forskellige opgaver. VSME standardiserer leverandørdata, EcoVadis scorer ledelsessystemet, og CSRD er lovpligtig rapportering for større eller direkte omfattede virksomheder.

VSME er den mest praktiske start for mange danske SMV’er, fordi den er designet til at blive læst af kunder og finansielle partnere. EcoVadis er derimod en ekstern vurderingsmodel, hvor du bliver bedømt på temaer og modenhed, og hvor dokumentationen vejer tungt. CSRD er langt bredere, mere formel og knyttet til ESRS.

Hvis du lever af B2B-salg til større virksomheder, kan kombinationen være oplagt: VSME som datagrundlag, EcoVadis som kundevendt score og CSRD-klarhed kun når virksomheden eller koncernen kræver det.

“ProLution oplyser 100% succesrate på EcoVadis-projekter og en gennemsnitlig scorestigning på 30%.”

Den almindelige misforståelse er, at de tre formater er konkurrenter. I praksis hænger de ofte sammen, fordi de bruger mange af de samme underliggende data og politikker.

Hvornår er scope 3, leverandørdata og due diligence nødvendige?

Ja, scope 3 og leverandørdue diligence bliver nødvendige, når kunden har høj værdikæderisiko, international sourcing eller egne compliancekrav. Europa-Kommissionen kobler due diligence til egne operationer, datterselskaber og relevante dele af værdikæden.

Hvis du leverer til industri, byggeri, retail, life science eller offentlige kontrakter, er sandsynligheden højere for spørgsmål om transport, råvarer, underleverandører og arbejdsforhold. Her er det sjældent nok kun at sende et klimatal for elforbrug.

Hvis kunden spørger til scope 3, men du ikke har fuld dækning, så start med de væsentligste kategorier. Hvis indkøb og transport fylder mest, er det bedre at dokumentere disse solidt end at sende et usikkert totalestimat. Det giver ofte mere troværdighed.

Baggrunden er enkel: værdikæder er komplekse, og Kommissionen har selv peget på, at det er svært at få pålidelige oplysninger om forretningspartneres operationer. Det er netop derfor, mange spørgeskemaer går længere ud i kæden.

Hvilke fejl får ellers gode virksomheder til at fejle i kundernes ESG-vurdering?

Ja, de fleste fejl handler om struktur, ikke om vilje. Deloitte, EcoVadis og VSME peger alle i retning af samme problem: manglende datakvalitet, svag dokumentation og uklare ansvar.

De mest typiske fejl ser sådan ud:

• Uklare grænser: Tal sendes uden at forklare periode, selskab eller lokation.
• Politikker uden drift: Der findes en PDF, men ingen ansvarlig, træning eller opfølgning.
• Store løfter uden baseline: Klimamål står uden startår, metode eller handlingsplan.
• Svar uden bilag: Kunden kan ikke validere påstanden og beder om ekstra runder.
• Manuel brandslukning: Hvert nyt skema løses fra bunden i mailtråde og gamle filer.

Et praktisk råd er at tænke som modtageren. Kan en indkøber, ESG-ansvarlig eller bank læse dit svar på to minutter og se, hvad der er målt, hvem der har godkendt det, og hvilket dokument der beviser det? Hvis ja, er du allerede foran mange konkurrenter.